Verwerkersovereenkomst

Concept — juridisch te toetsen. Deze verwerkersovereenkomst is een zorgvuldig opgesteld sjabloon, gebaseerd op artikel 28 AVG. Laat hem vóór gebruik door een jurist controleren en vul de lijst met subverwerkers (bijlage 3) aan met de definitieve partijen.

Versie: concept, oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst tussen:

1. de klant die een account voor Koelboek heeft aangemaakt (hierna: “verwerkingsverantwoordelijke”), en
2. Campbell B.V., gevestigd op Adresregel 1, 0000 AA Plaats, KvK 00000000 (hierna: “verwerker”).

De verwerkingsverantwoordelijke aanvaardt deze verwerkersovereenkomst bij het aanmaken van een account. Op verzoek ondertekenen partijen een exemplaar.

1. Begrippen

Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, inbreuk in verband met persoonsgegevens en subverwerker hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Onderwerp en instructies

1. Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens de verwerkingsverantwoordelijke en voor het leveren van de dienst Koelboek, zoals beschreven in bijlage 1.
2. Verwerker verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. Het gebruik van de dienst conform de overeenkomst geldt als zo’n instructie.
3. Verwerker meldt het direct als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.
4. Verwerker gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, behalve in geanonimiseerde en geaggregeerde vorm om de dienst te verbeteren.

3. Duur

Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang verwerker persoonsgegevens verwerkt in het kader van de overeenkomst, en eindigt automatisch met het einde van de overeenkomst, met inachtneming van artikel 10.

4. Geheimhouding

Verwerker zorgt ervoor dat iedereen die onder zijn gezag toegang heeft tot de persoonsgegevens tot geheimhouding verplicht is. Medewerkers krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun taak (bijvoorbeeld voor ondersteuning op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke). Toegang tot een klantomgeving door medewerkers van verwerker wordt vastgelegd in het auditlog.

5. Beveiliging

1. Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek en de risico’s (artikel 32 AVG). Bijlage 2 beschrijft de maatregelen.
2. Verwerker mag de maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau niet afneemt.

6. Subverwerkers

1. De verwerkingsverantwoordelijke geeft verwerker algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in bijlage 3.
2. Verwerker informeert de verwerkingsverantwoordelijke ten minste 30 dagen vooraf over nieuwe of vervangende subverwerkers. De verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn op redelijke gronden bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
3. Verwerker legt subverwerkers ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst en blijft verantwoordelijk voor hun nakoming.

7. Doorgifte buiten de EER

Verwerker verwerkt en bewaart de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgifte naar een land buiten de EER vindt alleen plaats als daarvoor passende waarborgen gelden (zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie) en dit in bijlage 3 is vermeld.

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

1. Verwerker meldt een inbreuk die betrekking heeft op de persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat verwerker de inbreuk heeft ontdekt, aan de beheerder(s) van de verwerkingsverantwoordelijke.
2. De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk, de (vermoedelijke) categorieën en aantallen betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.
3. Verwerker ondersteunt de verwerkingsverantwoordelijke bij het melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. De verwerkingsverantwoordelijke beslist over die meldingen.

9. Rechten van betrokkenen en bijstand

1. De dienst biedt functies waarmee de verwerkingsverantwoordelijke gegevens kan inzien, corrigeren, exporteren en verwijderen, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten.
2. Ontvangt verwerker rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan stuurt verwerker dit door aan de verwerkingsverantwoordelijke.
3. Verwerker verleent redelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en voorafgaande raadpleging. Bijstand die verder gaat dan wat de dienst standaard biedt, kan tegen het gebruikelijke tarief in rekening worden gebracht.

10. Bewaren, teruggeven en verwijderen

1. Registraties over installaties en koudemiddelen vallen onder de bewaarplicht van ten minste vijf jaar uit artikel 6 van de F-gassenverordening (EU) 2024/573. De dienst voorkomt dat zulke registraties binnen de bewaartermijn worden verwijderd; correcties worden als nieuwe registratie vastgelegd.
2. Na het einde van de overeenkomst kan de verwerkingsverantwoordelijke zijn gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna verwijdert verwerker de persoonsgegevens, inclusief kopieën, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet of partijen schriftelijk anders afspreken (bijvoorbeeld het tegen vergoeding bewaren van registraties tot het einde van de bewaartermijn).
3. Gegevens in back-ups worden verwijderd volgens de normale rotatie van de back-ups.

11. Audit

1. Verwerker stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat hij deze verwerkersovereenkomst nakomt.
2. De verwerkingsverantwoordelijke mag ten hoogste eenmaal per jaar, met een aankondiging van ten minste 30 dagen, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, tot geheimhouding verplichte deskundige. De kosten zijn voor de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van verwerker aantoont.

12. Aansprakelijkheid

Op de aansprakelijkheid van partijen is de aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van toepassing, met dien verstande dat iedere partij aansprakelijk blijft voor boetes die aan haar zelf worden opgelegd.

13. Slotbepalingen

Bij strijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Bijlage 1 — Specificatie van de verwerking

Aard en doel: het leveren van Koelboek: registratie van installaties, koudemiddelen, cilinders, lekcontroles en werkzaamheden; klantenportaal; rapportages; synchronisatie met koppelingen die de verwerkingsverantwoordelijke inschakelt (zoals Robaws); AI-herkenning van foto’s; e-mailberichten vanuit de dienst.

Categorieën betrokkenen:

• medewerkers en gebruikers van de verwerkingsverantwoordelijke (beheerders, monteurs);
• klanten van de verwerkingsverantwoordelijke en hun contactpersonen (inclusief klantportaalgebruikers);
• overige personen van wie gegevens in de dienst worden vastgelegd (bijvoorbeeld bewoners of huismeesters op een locatie).

Categorieën persoonsgegevens:

• naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer;
• adres- en locatiegegevens van installaties;
• gegevens over werkzaamheden, registraties en certificaatnummers van monteurs (zoals F-gassencertificaat);
• foto’s die tijdens werkzaamheden worden gemaakt (weegschaal, cilinder, kenplaat, installatie);
• inlog- en gebruiksgegevens (IP-adres, tijdstippen, auditlog).

De dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke legt deze niet vast.

Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor alle verkeer.
• Strikte scheiding van gegevens per organisatie: elke databasequery is gebonden aan de organisatie, afgedwongen in de applicatie én in de database (row level security).
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen; tweestapsverificatie (TOTP) is beschikbaar en verplicht voor platformbeheerders.
• API-sleutels van koppelingen worden versleuteld opgeslagen.
• Bestanden zijn alleen via de applicatie op te vragen, met een rechtencontrole per bestand.
• Rollen en rechten volgens het principe van minimale rechten; alle handelingen, inclusief toegang door medewerkers van verwerker, worden vastgelegd in een auditlog.
• Rate limiting en bescherming tegen misbruik van publieke formulieren.
• Dagelijkse, versleutelde back-ups binnen de EU, met periodiek geteste herstelprocedure.
• Monitoring, logging en een procedure voor het afhandelen van incidenten en datalekken.
• Regelmatige updates van software en afhankelijkheden.

Bijlage 3 — Subverwerkers

Koppelingen die de verwerkingsverantwoordelijke zelf inschakelt (zoals Robaws) zijn geen subverwerkers van verwerker; daarvoor sluit de verwerkingsverantwoordelijke zelf een overeenkomst met die partij.