Concept — juridisch te toetsen. Deze tekst is een zorgvuldig opgesteld sjabloon en moet vóór publicatie door een jurist worden gecontroleerd en aangevuld (onder meer de lijst met subverwerkers en de exacte bewaartermijnen).
Versie: concept, oktober 2026
Deze privacyverklaring legt uit hoe Campbell B.V. persoonsgegevens verwerkt via de website https://koelboek.nl en de applicatie Koelboek (https://app.koelboek.nl). We verwerken niet meer gegevens dan nodig en gaan er zorgvuldig mee om, in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Wie zijn wij?
Koelboek is een product van Campbell B.V..
- Adres: Adresregel 1, 0000 AA Plaats
- KvK-nummer: 00000000
- Btw-nummer: NL000000000B01
- E-mail: info@koelboek.nl
- Telefoon: +31 (0)00 000 0000
Voor vragen over privacy kun je ons bereiken via info@koelboek.nl.
2. Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker?
Er zijn twee situaties:
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die we voor onszelf verwerken: bezoekers van de website, mensen die het contactformulier of een enterprise-aanvraag invullen, en de contactpersonen en gebruikers van onze klanten voor het beheer van het account, de facturatie en de ondersteuning. Over die verwerkingen gaat deze privacyverklaring.
- Wij zijn verwerker voor de gegevens die onze klanten (installatiebedrijven) in Koelboek vastleggen over hún klanten, installaties, monteurs en werkzaamheden. Het installatiebedrijf is dan verwerkingsverantwoordelijke. Afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Heb je als klant van een installatiebedrijf een vraag over je gegevens? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf.
3. Welke gegevens verwerken we, waarvoor en op welke grondslag?
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|---|---|
| Contactformulier | Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en telefoonnummer (optioneel), onderwerp en bericht | Je vraag beantwoorden, een demo plannen | Gerechtvaardigd belang; bij een offerteaanvraag: precontractuele maatregelen |
| Enterprise-aanvraag | Bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, aantal monteurs, toelichting | Een voorstel op maat maken | Precontractuele maatregelen |
| Aanmelden en account | Bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, factuuradres, factuur-e-mail, naam en e-mailadres van de beheerder, versleuteld wachtwoord, verwacht aantal monteurs | Account aanmaken, e-mailadres bevestigen, proefperiode en abonnement leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Gebruik van de applicatie | Inloggegevens, sessies, IP-adres, tijdstippen, auditlog van handelingen, instellingen | Beveiliging, misbruik voorkomen, ondersteuning, aantoonbaarheid van registraties | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Facturatie | Bedrijfs- en factuurgegevens, aantal actieve monteurs, betaalstatus | Facturen opstellen en innen | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Beveiliging van formulieren | IP-adres, technische kenmerken van je browser (via Cloudflare Turnstile, alleen als die is ingeschakeld) | Spam en misbruik van formulieren voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
| E-mail over de dienst | Naam, e-mailadres | Service- en beveiligingsberichten, herinneringen over de proefperiode | Uitvoering van de overeenkomst |
We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en we verkopen geen gegevens aan derden.
4. AI-functies
Koelboek gebruikt AI om foto’s van weegschalen, cilinderetiketten en kenplaten uit te lezen. Daarbij worden foto’s die een gebruiker uploadt doorgestuurd naar een AI-dienstverlener die de tekst en getallen herkent. AI doet alleen een voorstel; een gebruiker controleert en bevestigt altijd. Foto’s worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Zie de verwerkersovereenkomst voor de aanbieder en de waarborgen.
5. Cookies en vergelijkbare technieken
- Website: we plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en gebruiken geen analysediensten van derden. Je keuze voor een licht of donker thema wordt lokaal in je browser bewaard (localStorage).
- Applicatie: we gebruiken functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en ingelogd te blijven. Daarvoor is geen toestemming nodig.
- Cloudflare Turnstile (als ingeschakeld op formulieren) kan technische gegevens van je browser verwerken om te controleren dat je geen bot bent.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactberichten en enterprise-aanvragen zonder vervolg | Tot 12 maanden na het laatste contact |
| Accountgegevens | Zolang het account bestaat; na opzegging maximaal 30 dagen herstelbaar, daarna verwijderd (zie de verwerkersovereenkomst voor wettelijke bewaarplichten van registraties) |
| Niet-bevestigde aanmeldingen | Maximaal 30 dagen |
| Facturen en financiële administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Beveiligingslogs | Maximaal 12 maanden |
7. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren (subverwerkers), zoals de hostingpartij in de EU, een e-maildienst voor het versturen van servicemails, onze boekhoudsoftware voor facturatie en — als AI-functies worden gebruikt — de AI-dienstverlener. Met al deze partijen hebben we afspraken gemaakt die voldoen aan de AVG. Een actueel overzicht staat in bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst.
Daarnaast verstrekken we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.
8. Doorgifte buiten de EU
We slaan gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt (bijvoorbeeld een AI-dienstverlener), gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit (EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), strikte scheiding van gegevens per organisatie in de database (row level security), versleutelde opslag van gevoelige sleutels, tweestapsverificatie, een auditlog, versleutelde back-ups binnen de EU en toegang op basis van minimale rechten.
10. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken. Stuur je verzoek naar info@koelboek.nl. We reageren binnen één maand. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt.
11. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De actuele versie staat altijd op https://koelboek.nl/privacy. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail.